Flexibel betalen tijdens bezoek
Met de flexibel betalen opties in booq kun je je klanten ‘op maat’ bedienen in hun betaalwensen. Natuurlijk kun je gewoon eerst bestellen en dan betalen, maar (deel)betalingen tijdens de rondjes, of betaling vooraf (‘een pot maken’) is ook mogelijk. booq POS biedt gasten, of groepen gasten, de mogelijkheid om naar wens te wisselen tussen bestellen en betalen voor dezelfde order.
Wat betekent dit voor jou en je medewerkers?
Door de toevoeging van flexibele betaalmogelijkheden in booq, is het betaalproces in booq veranderd. Aan de hand van de onderstaande 5 voorbeelden wordt uitgelegd wat er precies veranderd is in deze versie van booq. De video laat zien hoe de nieuwe functionaliteit werkt.
Scenario 1
De gast bestelt 1 of meerdere rondes en betaalt de gehele order à €15,- in 1 keer, zonder fooi.
Wat verandert er voor jou? Niets. In beide gevallen geldt:
- Open de order.
- Kies een betaalwijze.
- De order wordt afgerond en de order wordt gesloten.
Scenario 2
De gast betaalt de gehele order à €15,- in 1 keer, maar wil €2 fooi geven.
Oude situatie (zonder flexibel betalen)
- Open de order.
- Voer het totaalbedrag (€17,-) in.
- Kies een betaalwijze.
- De betaling wordt verwerkt.
- Er wordt geconstateerd dat er teveel betaald is en booq zal vragen of het overschot à €2 als fooi* of als wisselgeld geregistreerd moet worden.
- Vervolgens wordt de order gesloten.
* alleen als de optie 'fooien' aan staat. Deze optie kan via een aanvraag richting booq@eijsink.nl aan- of uitgezet worden.
Nieuwe situatie (met flexibel betalen)
In de nieuwe situatie geldt bovenstaande, echter heb je aanvullend de mogelijkheid om de order, ook indien er teveel betaald is, open te laten staan**. Dit wordt gezien als een 'vooruitbetaling'. De order moet dan op een later moment gesloten worden, waarbij je alsnog de keuze krijgt om het teveel betaalde bedrag als wisselgeld uit te keren of als fooi te registreren.
Wat verandert er voor jou? Niets. In beide gevallen geldt:
- Open de order -> Voer het totaalbedrag (€17,-) in.
- Kies een betaalwijze -> De betaling wordt verwerkt.
- Er wordt geconstateerd dat er teveel betaald is en booq zal vragen of het overschot à €2 als fooi* of bijvoorbeeld als wisselgeld geregistreerd moet worden.
- Afhankelijk van de optie die gekozen wordt, wordt de order vervolgens gesloten of blijft open met de aanbetaling verwerkt.
Indien je een of meerdere van uw medewerkers géén gebruik wilt laten maken van de mogelijkheid om een order na volledige betaling open te laten staan, dan kan dit middels een gebruikersrecht uitgezet worden. Ga hiervoor naar de booq backoffice en schakel ‘Order openhouden na overbetaling’ uit voor de betreffende medewerker(s)/medewerkersgroep.
* Alleen als de optie 'fooien' aan staat. Deze optie kan via een aanvraag richting booq@eijsink.nl aan- of uitgezet worden.
**Let op: Hiervoor moet het gebruikersrecht ‘Order openhouden na overbetaling’ aan staan. Als dit aan staat kan ervoor gekozen worden om de order open te laten staan.
Scenario 3
De gast betaalt de gehele order à €15,- in 1x. Na het afsluiten van de order wil de gast alsnog €2 fooi geven.
Oude situatie (zonder flexibel betalen)
In de huidige situatie is dit alleen mogelijk indien een artikel met verkoopprijs €0 aangeslagen wordt en vervolgens voor €2,- afgerekend wordt.
Nieuwe situatie (met flexibel betalen)
- Open een lege tafel.
- Sla het bedrag wat je als fooi wilt registeren (bijvoorbeeld € 2,00).
- Druk op de betaalwijze.
- Druk nogmaals op de betaalwijze om de order te sluiten.
- Kies hierbij voor fooi.
Scenario 4
De gast wil tussentijds een deel van de rekening betalen.
Oude situatie (zonder flexibel betalen)
In de oude situatie kon dit alleen door de betaling te koppelen aan specifieke artikelen. Deze artikelen konden naar een andere order gesplitst worden. De losse order kon vervolgens afgerekend worden. Daarnaast was het mogelijk om een order in verschillende delen te betalen, bijvoorbeeld een deel contant en een deel via pin. Echter, dit kon alleen als de order onmiddellijk daarna gesloten werd.
Nieuwe situatie (met flexibel betalen)
- Open de tafel waarop je een aanbetaling wilt doen.
- Vul het bedrag van de aanbetaling in.
- Druk op de betaalwijze om de aanbetaling te registeren (Contant/Pin).
- Sluit de order.
De gast kan tussentijds een betaling doen (contant of via pin). Deze wordt op de lopende order geregistreerd en niet gekoppeld aan specifieke artikelen. De order wordt vervolgens geparkeerd tot de volgende bestelling of betaling. Het wordt een stuk gemakkelijker om deelbetalingen te registeren.
Scenario 5
De gast wil voor het nuttigen van drinken of eten, alvast een vooruitbetaling van €50,- doen op zijn lopende order.
Oude situatie (zonder flexibel betalen)
Dit was in de oude situatie niet mogelijk.
Nieuwe situatie (met flexibel betalen)
- Open de tafel waarop je een aanbetaling wilt doen.
- Vul het bedrag van de aanbetaling in.
- Druk op de betaalwijze om de aanbetaling te registeren (Contant/Pin).
- Sluit de order.
- Open de order.
- Registreer enkele artikelen, je ziet nu dat het te betalen bedrag een min bedrag is door de aanbetaling.
- Druk op de betaalwijze om de aanbetaling te registeren (Contant/Pin) of kies hoe je het overschot wilt registeren, dit kan als Wisselgeld, Fooi of via Fooi aanpassen een deel fooi en wisselgeld of kies voor Later beslissen om de order open te houden.
In de nieuwe situatie kan de gast op een order (die op de huidige dag nog afgesloten wordt) een vooruitbetaling doen. Dit kunt u doen door €50 aan te slaan. De order kan vervolgens geparkeerd worden met een saldo van -€50,-. Naarmate er artikelen aangeslagen worden, zal het saldo afnemen. Ten alle tijde kan het saldo uitgekeerd worden.
Rapportages
Door de nieuwe flexibel betalen functionaliteit veranderen de bestaande rapportages. In rapportages waarin bedragen per betaalmethode uitgesplitst worden, verschijnt nu ook een kopje ‘vooruitbetaalde bedragen’. Voorbeelden hiervan zijn de dienstenrapportages, zoals hieronder weergegeven.
Onder het kopje ‘vooruitbetaalde bedragen’ staan, per betaalmethode, de bedragen gespecificeerd die tussentijds (voordat de order volledig betaald en afgesloten was) vooruitbetaald zijn. Let op: hierin worden ook bedragen meegenomen die vooruitbetaald zijn op orders die op het moment van rapportage nog niet afgesloten zijn.
In de onderstaande rapportages geeft het totaal bij de kop ‘overzicht betaalwijzen’ of ‘totalen ontvangen bedragen’ aan wat er daadwerkelijk betaald is. Deze bedragen zijn altijd op basis van afgesloten orders.
